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吉林农业科技学院行政公文处理办法
作者:吉林农业科技学院文明网 发布于:2015/07/13 09:24:12 点击量:

吉林农业科技学院行政公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使学校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高行政部门工作效率和质量,依据国务院《国家行政机关公文处理办法》及上级有关规定,结合我校实际,特制定本办法。
第二条 学校行政公文是学校在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,确保国家秘密的安全。
第六条 院长办公室(以下简称院办)是学校公文处理的管理机构,主管学校的公文处理工作并指导全校各单位的公文处理工作。
第七条 各单位的负责人应当高度重视公文处理工作,加强对本单位公文处理工作的领导和检查。各单位应指定专人负责本单位的公文处理工作。
第八条 各单位要努力为实现全校办公自动化创造条件。

第二章 公文种类

第九条 学校行政公文的种类主要有:
(一)决议:适用于对重要事项(工作)或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
(二)公告: 适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
(三)通告:适用于公布全校各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(四)通知:适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求各单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,发布规章,任免人员。
(五)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(六)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问或者上级交办的事项。
(七)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。
(八)批复:适用于答复校内各单位的请示事项。
(九)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十)函: 适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十一)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 公文通常由文头、正文和文尾等三大部分组成。
第十一条 公文文头部分包括:发文单位标识(也称公文版头,一般套红印制)、发文字号、签发人等。我校的发文单位标识包括:"吉林农业科技学院文件"、"中共吉林农业科技学院委员会文件"。
第十二条 公文文干部分包括:标题、主送机关、正文、附件说明、落款(印章)、成文日期等。
第十三条 公文文尾包括:附注、主题词、抄送机关、印发单位、印发日期、印发数量等。

第四章 行文规则

第十四条 行文应当确有必要,注重效用,从严控制发文数量。
第十五条 学校及全校各单位的行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十八条 各职能处室(校办除外)不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类和带有经营性质的公文。职能处室之间对有关问题未经协商一致,不得各自行文。
第十九条 "请示"应当一文一事,一般只写一个主送机关,由主送机关负责答复;需要同时送其它机关的,应当以抄送形式;不得抄送其下级单位。不得将"请示"、"报告"混用;"报告"不得夹带请示事项。
第二十条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级机关负责人报送"请示"、"意见"和"报告"。

第五章 发文办理

第二十一条 发文办理指制发公文的过程,包括拟稿、核稿、会稿、审核、签发、登记(编号)、复核、缮印、用印、分发、立卷归档等程序。
第二十二条 拟稿。学校的综合性公文,由校办组织拟稿或者由校办会同有关部门共同拟稿。凡属职能处室业务性、专业性公文,由职能处室拟稿。
第二十三条 核稿。核稿由主办处室负责人完成。
第二十四条 会稿。会稿由拟稿单位传递,由会稿单位负责人完成。对涉及其它处室职权范围内的事项,主办处室应当主动与有关处室协商并会稿,取得一致意见后方可行文。
第二十五条 审核。由院办负责审核。
第二十六条 签发。由学院领导签发,签发后的公文即成为定稿,并据此生效。
第二十七条 凡需经会议通过的公文必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要下发由会议主持人签发。
第二十八条 公文由院办统一登记编号。
第二十九条 公文正式印制前,拟稿人应当认真校对并送核稿人复核。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第三十一条 分发。公文分发由拟稿单位负责。

第六章 收文办理

第三十二条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷(归档)等程序。
第三十三条 院办收到上级和校内各单位的公文,经审核、登记,由院办主任提出拟办意见后,送学院领导批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急来文,应当明确办理时限。各单位收到需要办理的公文,应及时送交院办登记处理。
第三十四条 需要办理的公文,主办单位(或承办人)应及时办理和答复,不得延误、推诿;需要复文的,按发文程序办理;紧急公文应当按时限要求办理;确有困难的,应当及时予以说明;不属于本单位职权范围或者本单位不宜办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。
第三十五条 公文办理中遇有涉及其它部门职权的事项,主办单位应当主动与有关单位协商;如不能取得一致意见时,可由校办协调或报主管领导裁定。
第三十六条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的圈阅表示已阅知。
第三十七条 送领导人批示或者交有关单位办理的公文,负责公文处理人员要积极催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章 公文立卷和归档

第三十八条 公文办理完毕后,应根据《中华人民共和国档案法》和其它有关规定,及时将正本和有关材料立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 公文立卷应以本单位形成的公文为重点,按照其相互联系、自身特征和保存价值分类立卷归档,要保证立卷归档公文的齐全、完整,正确反映本单位主要工作情况,便于文档的保管和利用。
第四十条 联合办理的公文,原件由主办单位立卷、归档,其它单位保存复制文件或者其它形式的公文副本。
第四十一条 每年应将上年度立卷的公文,按有关规定向档案室移交。

第八章 公文管理

第四十二条 公文由各单位负责公文处理人员统一审核、收发、登记、分办、传递、立卷、归档。
第四十三条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,各单位经负责人批准,可以翻印。
第四十四条 经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十五条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖发文单位公章。
第四十六条 单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案馆。
第四十七条 工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十八条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第四十九条 违反本办法规定,情节轻微的,学校各部门可责成有关人员改正;各单位擅自行文的,或者与上级规定和要求相抵触的公文,学校有权予以撤销。
第五十条 涉及国家秘密的公文应按学校有关规定管理。
第五十一条 对于拖延、推诿、丢失公文或者失密、泄密,学校将视后果轻重分别给予当事人和有关领导通报批评或纪律处分 。违反保密规定,造成重大损失的,学校将依据国家和学校的有关规定追究当事人的法律责任。

第九章 附则

第五十二条 校办可依据本办法另行制定行政公文处理实施细则与规定。
第五十三条 本办法由校办负责解释。


上一条:吉林农业科技学院学关于公文收发、处理的暂行规定 下一条:吉林农业科技学院公务接待工作暂行规定


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